Datenschutzinformation Teilnehmer Webinar via „Zoom“
zum Thema Selfapy - Depression
Sehr geehrte Teilnehmerinnen und Teilnehmer,
im Rahmen Ihrer Teilnahme an einem unserer Webinare erheben und verarbeiten die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG (kurz „MEDICE“) sowie die Zoom Communications Inc. und die salesforce.com Germany GmbH, im Auftrag von MEDICE, personenbezogene Daten von Ihnen.
Wir nutzen das Tool „Zoom“ der Zoom Video Communications Inc., zur Durchführung unserer Webinare. Die Zoom Video Communications, Inc. hat ihren Sitz in den USA.
Hinweis: Soweit Sie die Internetseite von „Zoom“ aufrufen, ist der Anbieter von „Zoom“ für die Datenverarbeitung verantwortlich. Ein Aufruf der Internetseite ist für die Nutzung von „Zoom“ jedoch nur erforderlich, um sich die Software für die Nutzung von „Zoom“ herunterzuladen.
Sie können „Zoom“ auch nutzen, wenn Sie die jeweilige Meeting-ID und ggf. weitere Zugangsdaten zum Meeting direkt in der „Zoom“-App eingeben.
Wenn Sie die „Zoom“-App nicht nutzen wollen oder können, dann sind die Basisfunktionen auch über eine Browser-Version nutzbar, die Sie ebenfalls auf der Webseite von „Zoom“ finden.
Es werden folgende personenbezogenen Daten von Ihnen erhoben:
Kontaktdaten (Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Stadt, Land/Region, Postleitzahl)
Meeting-Metadaten (Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Ge-räte-/Hardware-Informationen, erfolgte Teilnahme, Dauer der Teilnahme)
Video-, Audio- und Präsentationsaufzeichnungen, Textdatei des Webinar-Chats (inkl. Namen der Teilnehmer, die im Chat Fragen stellen)
Bei Einwahl mit dem Telefon (Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.)
Text-, Audio- und Videodaten: Wir zeichnen unser Webinar auf, um den Inhalt den Teilnehmenden im Nachgang der Veranstaltung und allen Interessierten auf unserer Internetseite zur Verfügung stellen zu können. Während der Dauer der Online-Veranstaltung werden dabei das Mikrofon sowie die Videokamera Ihres Endgeräts abschaltet bzw. stummgestellt, um unrechtmäßige Aufzeichnungen Ihrer Person zu vermeiden. Sie haben ggf. die Möglichkeit die Chat-, Fragen- oder Umfragenfunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und zu protokollieren.
Um an einer Online-Veranstaltung teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie mindestens Angaben zu Ihrem Namen machen.
Die Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten bilden Ihre informierte, freiwillige Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit a) DSGVO, sowie unser berechtigtes Interesse zur effektiven Durchführung und Dokumentation der Webinare gem. Art. 6 Abs. lit. f) DSGVO.
Verantwortliche Stelle für den Datenschutz nach DSGVO:
MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG
Kuhloweg 37, 58638 Iserlohn
Telefon: +49 (0)2371 937 0
E-Mail: info[at]medice.de
Die erhobenen personenbezogenen Daten werden für folgende Zwecke verarbeitet:
zur Durchführung und Aufzeichnung des Webinars
zur Übermittlung der Teilnahmebescheinigung und der Veranstaltungsaufzeichnung an registrierte Teilnehmer
zu Kommunikationszwecken (z.B. Reminder- und Dankeschön-E-Mail)
optional: zu Marketingzwecken (Veröffentlichung auf der Unternehmenswebseite)
optional: zur Versendung von Newslettern und zusätzlichen Informationen zu unseren Angeboten rund um Selfapy und die Produktwelt Mental Health der MEDICE Health Family
optional: zur Verbesserung der Beratungsleistung und Informationsweitergabe durch die zuständigen Außendienstmitarbeiter der MEDICE Arzneimittel GmbH & Co. KG
Die im Rahmen der Webinar-Anmeldung und Teilnahme erhobenen Daten (inkl. der Videoaufzeichnung werden auf den Servern des Servicedienstleisters Zoom Video Communications Inc. in den USA erhoben und für 6 Monate, nach Durchführung des Webinars, gespeichert. Mit Ablauf dieser Speicherfrist werden die Daten auf den Servern der Zoom Video Communications Inc. automatisch gelöscht.
Nach dem Webinar werden die von Ihnen erhobenen Daten von den Servern der Zoom Video Communications Inc. zusätzlich heruntergeladen und im Rahmen der Bescheinigungsübermittlung, Nachbereitung des Webinars, Veröffentlichung der Videoaufzeichnung auf unserer Unternehmens-Webseite, sowie der Übermittlung des Links zur Webinar-Aufzeichnung in der IT-Infrastruktur der MEDICE, auf zugriffsgesicherten Servern der Microsoft Deutschland GmbH in Deutschland weiterverarbeitet und gespeichert.
Zugriff auf Ihre Daten haben ausschließlich die berechtigten, an der Durchführung des Webinars beteiligten Mitarbeiter der MEDICE.
Es gilt zu beachten, dass online veröffentlichte Aufzeichnungen und personenbezogene Daten weltweit, auch in Staaten mit einem niedrigen Datenschutzniveau, zugänglich sind. Eine Weiterverbreitung und Verwendung durch unbefugte Dritte kann daher nicht ausgeschlossen werden. Die MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG kann deshalb weder die Zugriffe auf diese Daten über das Internet noch die Nutzung dieser Daten beeinflussen und insoweit auch keine Gewähr für die Beachtung des Datenschutzes übernehmen. Aufgrund der Möglichkeiten des weltweiten Abrufs und Speicherung der Daten durch andere Stellen oder Personen kann im Falle eines Widerrufs der Einwilligung und trotz Entfernung Ihrer Daten und Bildnisse von unserer Internetseite eine weitere Nutzung durch andere Stellen oder Personen oder ein Auffinden über Archivfunktionen von Suchmaschinen nicht ausgeschlossen werden. Im Falle einer Rücknahme der Einwilligung kann deshalb eine vollständige Löschung der Aufzeichnungen und Daten aus dem Internet nicht gewährleistet werden.
Wenn Sie bei „Zoom“ als Benutzer registriert sind, dann können Berichte über „Online-Meetings“ (Meeting-Metadaten, Daten zur Telefoneinwahl, Fragen und Antworten in Webinaren, Umfragefunktion in Webinaren) bis zu 12 Monate bei „Zoom“ gespeichert werden.
Weitere Informationen zu den Datenschutzbestimmungen von Zoom finden Sie unter: https://www.zoom.com/en/trust/privacy/
Wenn Sie keiner weiteren Verwendung Ihrer, im Rahmen der Veranstaltungsanmeldung und -teilnahme, erhobenen Daten zur späteren Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken zugestimmt haben, werden Ihre personenbezogenen Daten nach Übermittlung der Teilnahmebescheinigung und des Links zur Veranstaltungsaufzeichnung manuell durch die MEDICE gelöscht.
Wenn Sie zusätzlich der Verwendung Ihrer Daten zur späteren Kontaktaufnahme zu Informations- und Marketingzwecken zugestimmt haben, werden Ihre Kontaktdaten zusätzlich im CRM-System der MEDICE auf den des Dienstleisters salesforce.com Germany GmbH in Frankfurt a.M. weiterverarbeitet und bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung durch die MEDICE gespeichert.
An folgende Dritte Parteien können die personenbezogenen Daten übermittelt werden:
zuständige Behörden, im Falle einer Überprüfung
angemeldete Webinar-Teilnehmer (falls Sie Fragen über die Chatfunktion während des Webinars gestellt haben)
die den Weisungen der MEDICE Arzneimittel Pütter GmbH & Co. KG unterliegenden Auftragsverarbeiter (Zoom Video Communications Inc., salesforce.com Germany GmbH)
Bei den von MEDICE eingesetzten IT-Dienstleistern Zoom Video Communications Inc. und salesforce.com Inc. als Mutterkonzern der salesforce.com Germany GmbH, handelt es sich um US-Unternehmen. Die MEDICE setzt nur US-Unternehmen ein, welche sich unter dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert haben, somit der Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gem. Art. 45 DSGVO greift (d.h. ein angemessenes Datenschutzniveau besteht) und bei denen eine Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern innerhalb der EU erfolgt. Um Ihre Daten zu schützen, wurden darüber hinaus Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung auf Grundlage der Standardvertragsklauseln der Europäischen Kommission mit den Dienstleistern abgeschlossen.
MEDICE versichert Ihre Daten nur an Stellen weiterzugeben, die ein geeignetes Datenschutzkonzept entsprechend den geltenden Verordnungen und Gesetzen vorweisen können und mit denen, wenn erforderlich, entsprechende vertragliche Vereinbarungen gem. Art. 26 oder Art. 28 DSGVO bestehen.
Im Rahmen der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist es unser Ziel, Ihre Datenschutzrechte zu jedem Zeitpunkt zu gewährleisten.
Folgende Rechte können Sie in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten wahrnehmen:
Sie können Auskunft über die Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.
Sie können die Anpassung Ihrer personenbezogenen Daten fordern, sofern diese fehlerhaft oder unvollständig sind.
Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten fordern. (1) Für die Dauer der Überprüfung der Richtigkeit der Daten. (2) Wenn die Verarbeitung unrechtmäßig ist und Sie eine Löschung ablehnen. (3) Wenn die Daten vom Verantwortlichen für die Verarbeitungszwecke nicht länger benötigt werden, Sie diese jedoch zu Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen. (4) Im Falle eines Widerspruchs gegen die Datenverarbeitung, solange die entsprechende Interessensabwägung nicht geklärt ist.
Sie können eine Datenübertragung der zu Ihrer Person erhobenen Daten an Sie oder eine von Ihnen bestimmte Stelle verlangen.
Sie können, bei Vorliegen einer Beschwerdegrundlage, eine Beschwerde bei der zuständigen Datenschutzbehörde einreichen. Die Kontaktdaten der Datenschutzaufsichtsbehörden aller Bundesländer finden Sie unter folgender Internetadresse:
https://www.bfdi.bund.de/DE/Infothek/Anschriften_Links/anschriften_links-node.html.
Sie können die Löschung der zu Ihrer Person erhobenen Daten verlangen.
Sie können der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit formlos, ohne Angaben von Gründen widersprechen. Wenn die Verarbeitung aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e) oder f) DSGVO erfolgt.
Sie können eine erteilte Einwilligung zur Datenverarbeitung jederzeit formlos, ohne Angabe von Gründen widerrufen.
Bei einem Widerruf/Widerspruch entstehen Ihnen keine Nachteile. Der Widerruf/Widerspruch gilt dabei mit Wirkung für die Zukunft; die bisherigen Datenweitergaben bleiben rechtmäßig. Ihre Daten werden fortan nur noch eingeschränkt durch die involvierten Parteien verarbeitet, wenn entsprechende gesetzliche Vorgaben nach Art. 6 Abs. 1 lit. c) und unser berechtigtes Interesse gem. Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO dies vorgeben.
Falls Sie weitere Fragen zum Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten haben oder von Ihren anderen Rechten Gebrauch machen möchten, wenden Sie sich gerne an unser Datenschutzteam unter datenschutz[at]medice.de.
Bei vertraulichen Anliegen in Bezug auf den Datenschutz können Sie sich direkt an unsere Datenschutzbeauftragte wenden unter dsb[at]medice.de.